مقدمه ای بر الگوی مطلوب برنامه ریزی
برنامه‌ریزی به عنوان یک فرآیند کلیدی در مدیریت سازمان‌ها، نقش بسزایی در تعیین مسیر آینده و دستیابی به اهداف تعیین شده دارد. در دنیای امروز که تغییرات سریع و پیچیده‌ای در محیط‌های اقتصادی، اجتماعی و فناوری رخ می‌دهد، سازمان‌ها نیازمند یک رویکرد سیستماتیک و منظم برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری هستند. این فرآیند شامل مراحل متعددی است که از تحلیل وضعیت فعلی تا ارزیابی نتایج نهایی را در بر می‌گیرد.
برنامه‌ریزی به عنوان یک فرآیند کلیدی در مدیریت سازمان‌ها، نقش بسزایی در تعیین مسیر آینده و دستیابی به اهداف تعیین شده دارد. در دنیای امروز که تغییرات سریع و پیچیده‌ای در محیط‌های اقتصادی، اجتماعی و فناوری رخ می‌دهد، سازمان‌ها نیازمند یک رویکرد سیستماتیک و منظم برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری هستند. این فرآیند شامل مراحل متعددی است که از تحلیل وضعیت فعلی تا ارزیابی نتایج نهایی را در بر می‌گیرد.
مراحل برنامه‌ریزی به ما کمک می‌کند تا با شناخت دقیق از محیط و شناسایی چالش‌ها، اهداف مشخصی تعیین شود و راهکارهای مؤثری برای رسیدن به این اهداف ارائه گردد. علاوه بر این، اصول برنامه‌ریزی به عنوان چارچوب‌های راهنما، تضمین می‌کنند که فرآیند برنامه‌ریزی به صورت منطقی، کارآمد و عادلانه انجام شود. این اصول شامل پیش‌بینی، همسویی، واقع‌بینی، انعطاف، عدالت گستری و دیگر موارد است که هر یک به نوعی بر کیفیت و اثربخشی برنامه‌های تدوین شده تأثیرگذارند.
در ادامه، مراحل و اصول برنامه‌ریزی شرح داده خواهد شد تا روشن‌تر بتوان به اهمیت و ضرورت این فرآیند در سازمان‌ها و پروژه‌های مختلف پی برد.
1.فرآیند برنامه ریزی
مراحل ذکر شده به طور کلی به فرآیند برنامه‌ریزی در سازمان اشاره دارد. در زیر هر یک از این مراحل شرح داده خواهد شد.
- گام اول: محیط شناسی: چه هست؟
در این مرحله، باید وضعیت فعلی تحلیل شود و این شامل بررسی عوامل داخلی و خارجی است که بر سازمان تأثیر می‌گذارند. محیط شناسی می‌تواند شامل تحلیل SWOT (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) باشد و به شما کمک می‌کند تا تصویری از شرایط کنونی به دست آورید.
- گام دوم: تعیین جهت و اهداف: چه باید باشد؟
در این مرحله، باید اهداف و مقاصد مشخصی را برای آینده تعیین کنید. این اهداف باید واضح، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده (SMART) باشند. تعیین جهت و اهداف به شما کمک می‌کند تا بدانید چه چیزی را می‌خواهید به دست آورید و در کدام مسیر باید حرکت کنید.
- گام سوم: مسائل و چالش‌ها: شکاف بین آنچه هست و باید باشد.
در این مرحله، باید شکاف بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب را شناسایی و تحلیل کنید. این شامل شناسایی مشکلات، چالش‌ها و موانعی است که ممکن است در مسیر دستیابی به اهداف وجود داشته باشد. شناخت این مسائل به شما کمک می‌کند تا در مراحل بعدی راهکارهای مناسبی ارائه دهید.
- گام چهارم: گونه‌های مختلف راهکارها: راهکارهای عزیمت از آنچه هست به آنچه باید باشد.
در این مرحله، باید گزینه‌ها و راهکارهای مختلفی را برای عبور از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب شناسایی کنید. این راهکارها می‌توانند شامل تغییرات در فرآیندها، ساختار سازمانی، منابع انسانی، فناوری و غیره باشند. انتخاب راهکارهای مناسب بستگی به شرایط و نیازهای خاص سازمان دارد.
- گام پنجم: تنظیم راهکارها در قالب برنامه: راهکارهای مرجح برای رسیدن به آنچه باید باشد.
پس از شناسایی راهکارهای مختلف، باید آن‌ها را در قالب یک برنامه جامع تنظیم کنید. این برنامه باید شامل جزئیات مربوط به هر راهکار، منابع مورد نیاز، زمان‌بندی و مسئولیت‌ها باشد. در این مرحله، باید به اولویت‌بندی راهکارها بپردازید و راهکارهای مرجح را انتخاب کنید.
- گام ششم: اجرای برنامه: پیاده‌سازی برنامه‌های تدوین شده (سازماندهی و رهبری)
در این مرحله، باید برنامه تدوین شده را به مرحله اجرا درآورید. این شامل سازماندهی منابع، تخصیص وظایف، ایجاد تیم‌های کاری و رهبری موثر برای هدایت تیم‌ها به سمت اهداف تعیین شده است. اجرای موفق برنامه به همکاری و هماهنگی تمامی اعضای سازمان نیاز دارد.
- گام هفتم: ارزیابی برنامه‌ها: آیا از آنچه هست به آنچه باید باشد، رسیده‌ایم؟
در نهایت، باید عملکرد برنامه را ارزیابی کنید. این شامل بررسی این است که آیا اهداف تعیین شده محقق شده‌اند یا خیر؟ شما باید معیارهای ارزیابی مشخصی را تعیین کنید و بر اساس آن‌ها نتایج را تحلیل کنید. اگر نتایج مطلوب نباشد، باید به تجزیه و تحلیل علل عدم موفقیت پرداخته و اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهید.
2.اصول برنامه ریزی
در جدول زیر تلاش شده است اصول برنامه ریزی بیان گردد:
| ردیف | اصول برنامه ریزی | شرح مختصر |
| 1 | اصل پیش بینی | آینده نگری و پیش بینی روندها |
| 2 | اصل همسویی | تمامی برنامه های عملیاتی باید در راستای اهداف راهبردی و اسناد بالادستی باشند.
افراد و تصمیمات کوتاه مدت باید اهداف بلند مدت را پشتیبانی کنند. |
| 3 | اصل واقع بینی | برنامه ها باید بر اساس توان و ظرفیت ها باشد. (قاعده لاحرج) |
| 4 | اصل انعطاف | در نظر گرفتن شرایط خاص و راه حل هایی برای آن (قاعده لاضرر) |
| 5 | اصل اعتدال | رعایت حد وسط: به کارگیری نیرو و امکانات باید در حد اعتدال باشد؛ نه آنکه نتیجه ای که از عمل به دست می آید، حد وسطش خوب است. |
| 6 | اصل عدالت گستری | اولویت بندی، استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود، تخصیص منابع به گونه ای که تمامی افراد و گروه ها در جامعه و سازمان به سهم خود از منابع بهره مند شوند. |
| 7 | اصل فرصت گرایی و تهدید زدایی | مسئله شناسی و زمان شناسی 2 عامل کلیدی برای فرصت شناسی
امام علی (ع): مبادا در کاری که وقت آن فرا نرسیده، شتاب کنی یا کاری که وقت آن فرا رسیده، سستی ورزی و یا در چیزی که حقیقت آن روشن نیست، ستیزه جویی نمایی و یا در کارهای واضح و آشکار کوتاهی نمایی. تلاش کن تا هر کاری را در جای خود و در زمان مخصوص به خود انجام دهی (نهج البلاغه، نامه 53) |
| 8 | اصل استمرار | با اتمام یک دوره فعالیت کاری و شروع دوره جدید، نیاز به برنامه جدید خواهد بود. |
| 9 | اصل شفافیت | برنامه باید روشن باشد و در دسترس ذی نفعان قرار گیرد.
شرط نمایشی نشدن شفافیت این است که برنامه از آغاز تا فرجام بر اساس صداقت و درستکاری باشد. همچنین نتایج حاصل از برنامه ریزی باید به اطلاع ذی نفعان برسد. |
| 10 | اصل جامعیت | تمامی گزینه های مهم و کارساز باید مورد توجه قرار بگیرد. |
| 11 | اصل کارآیی | فرآیند برنامه ریزی نباید موجب اتلاف زمان و منابع شود. |
| 12 | اصل احتساب | افرادی که از برنامه تاثیر می پذیرند باید فرصت داشته باشند تا در فرآیند برنامه ریزی درگیرشده و مشارکت داده شوند. |
| 13 | اصل پیامد منطقی | هر گام برنامه ریزی باید پیش زمینه ای برای برداشتن گام بعدی باشد. |
| 14 | اصل رضایت عامه | تامین رضایت حداکثری مردم |
[1] دانشجوی دکتری مدیریت راهبردی دانشگاه تهران
هسته نظام اداری اندیشکده
